Verandering door zorg

Veranderingen, transformaties en innovaties zijn in de eerste plaats een sociaal proces. Dat vraagt om een zorgzame aanpak, boeiende verhalen en flexibiliteit. De zorgsector heeft veel lessen en kansen voor deze manier van omgaan met veranderingen.

Maar wat maakt een goede en veerkrachtige ruimtelijke transformatie in de zorgsector, en wat kunnen we daarvan leren voor andere transformaties? Om daar achter te komen interviewde Kornelia Dimitrova negen experts die dit soort transformaties hebben geleid, en bracht ze hun lessen en ervaringen samen in één visuele routekaart.

Ruimtelijke transformaties in kaart.

Veel zorgorganisaties ondergaan dergelijke transformaties om zich aan te passen aan de veranderende maatschappelijke behoeften. Vaak overlappen vastgoedontwikkelingen met organisatieveranderingen. Deze processen dragen veel onzekerheden in zich, strekken zich uit over langere perioden, omvatten een verscheidenheid aan expertises, raken meerdere belanghebbenden en vereisen een keten van strategische beslissingen. Dit onderzoek werd opgezet om een overzicht te krijgen van ruimtelijke transformaties in de zorgsector in Nederland.

Voor de verantwoordelijken voor deze transities is het vermogen om het grotere geheel te overzien steeds belangrijker geworden. Zonder overzicht over het proces wordt het moeilijk om de veranderingen, verwachtingen en beslissingen op een gestructureerde, gezonde en succesvolle manier te beheren. Hoewel het eindbeeld belangrijk is, is het proces dat nodig is om daar te komen nog belangrijker voor ons vermogen om dat punt te bereiken.

Dit overzicht helpt uiteindelijk zowel de besluitvorming als de communicatie. Het helpt om te zien wat echt belangrijk is en daarop gericht te blijven, zelfs wanneer de druk op korte termijn toeneemt. Het maakt duidelijk hoe en wat te schrappen, zodat ruimte en middelen kunnen worden toegewezen aan wat echt belangrijk is. Overzicht over het proces helpt om bij te houden wanneer en hoe belanghebbenden en besluitvormers te benaderen, het maakt duidelijk wanneer en hoe externe deskundigheid nuttig kan zijn, wat leidt tot betere opdrachten en investeringen. Het verschuift de aandacht van het vinden van de perfecte oplossingen en antwoorden naar het aangaan van samenwerkingsverbanden, het ondernemen van acties, het testen van aannames en het omarmen van onzekerheid. Met andere woorden, het helpt een veerkrachtig proces en aanpak van organisatorische en ruimtelijke veranderingen tot stand te brengen die niet afhankelijk zijn van een individueel plan, een individuele oplossing en een individuele actie. 
​
In de afgelopen 30 jaar zijn in en met veel zorgorganisaties in Nederland dergelijke transformaties in gang gezet - sommige zijn min of meer afgerond, sommige zijn nog gaande en andere zijn net begonnen. Dit onderzoek bracht 9 van deze ervaringen samen in één routekaart. Ontwikkeld uit de ervaringen, lessen en kennis van besluitvormers en deskundigen, geeft het een overzicht van het proces in de praktijk. Aan de hand van een selectie van goede voorbeelden laat het zien hoe goede communicatie en goede samenwerking tot stand komen. Het belicht de 6 kernkwaliteiten die goede transformaties gemeen hebben.

Verken het Miro-bord.
Wilt u meer weten over het onderzoek of de digitale vorm van het essay aanvragen? Neem contact met ons op via e-mail.​

Best Practices

Wat maakt een goede en veerkrachtige transformatie in de zorgsector?

1. Onderschat niet de rol van de fakkeldrager. Geef ze de ruimte en kans om de kennis en visie op te bouwen die nodig zijn om een verhaal van verandering te creëren. Geef ze ook de ruimte om vroegtijdig actie te ondernemen, dingen uit te proberen en de rest van de organisatie en haar klanten te betrekken bij het maken van dat verhaal.
2. Verhelder de reden van de verandering. Kijk kritisch naar de taken en uitdagingen die je ziet. Welke kennisvorming en acties moeten intern of extern worden uitgediept? Wat was de impuls voor deze transformatie? Hoe wordt de huidige situatie beoordeeld? Welke waarden en hoop zijn verankerd in de toekomstvisie? richt u zich op gedragsverandering, infrastructuur en governance?
3. Elk plan is op zijn best een zorgvuldig opgestelde aanname. Verwacht dat elke stap nieuwe kennis met zich meebrengt, en zorg ervoor dat er ruimte vrij blijft voor leren, experimenteren, aanpassen en actie. Verandering en ruimtelijke transformaties zijn een creatief proces. Experimenten, iteratie en prototyping kunnen de besluitvorming rond complexe sociaal-ruimtelijke transformaties informeren en inspireren. Het helpt om aannames op tijd te testen, het is een manier om leren te omarmen, fouten te accepteren en te reflecteren. Dit is een houding die de kern zou moeten vormen van een transformatie-initiatief, evenals van de cultuur van de organisatie. Op de korte termijn lijkt het de zaken te vertragen, maar de organisaties die dit hebben gedaan zeiden 'het was duur, maar het was het absoluut waard'.
4. Verandering en ruimtelijke ontwikkeling is in de eerste plaats een sociaal proces. Veranderen doe je niet alleen/in je team. Vind vroegtijdig bondgenoten en werk aan mede-eigenaarschap van de verandering en ruimtelijke ontwikkeling. Co-creatie komt niet alleen voor in de planning, maar ook in de uitvoering en vooral in de beleving van de gewenste toekomst. Hoe betrek je mensen, en hoe houd je ze betrokken bij dat verhaal?
5. Zie de transformatie als een choreografie. Er is een verhaal, een podium en een regisseur. En dan is er een reeks gebeurtenissen en acties die zich ontvouwt. Om het te laten werken moeten alle acteurs en technici hun rollen kennen, ze hebben gerepeteerd en ze op het exacte tijdstip kunnen uitvoeren. Zowel tijd als timing zijn belangrijk. Voor het zorgproces speelt tijd een belangrijke rol, soms gaat het om snel en precies de juiste stappen zetten, soms gaat het om het zetten van langere, consistente stappen in de goede richting.
6. Evenwicht zoeken tussen perspectieven. Voor een betekenisvolle participatie en een veranderingstraject is het nodig dat institutionele en menselijke perspectieven op tijd in evenwicht worden gebracht. In een traject waar landschapstransformaties deel van uitmaken, speelt ook het tijdsbestek van bomen, rivieren en dieren een rol. Het begrijpen van de mindset in de loop van de tijd is juist belangrijk bij ruimtelijke transformaties; het beïnvloedt patiënten, verwachtingen, motivatie en enthousiasme. De essentie van het beheren ervan ligt in het respecteren van het tijdsbestek van de ander.

Over luisteren, traagheid en onzekerheid
Simpel gezegd is verandering een proces van vier stappen: initiëren, plannen, uitvoeren en stabiliseren. In bredere termen is dit waar, maar het zou ons kunnen misleiden door te geloven dat deze transformatieprocessen ook lineair zijn, en dat we er dus op deze manier over zouden kunnen plannen, voorbereiden en communiceren. In de praktijk is dat zelden het geval en blijken plannen weinig meer te zijn dan zorgvuldig opgestelde aannames. In de zorgsector zijn ruimtelijke transformaties wat complexer en verstrengeld. Individuele meningen, voorkeuren, (dis)engagement, gevoel van eigenaarschap en erbij horen spelen een cruciale rol in een dergelijk transformatieproces. Daarom moet het worden beschouwd als een sociale, en niet als een structurele of technische.

Een lineaire benadering van het plannen en uitvoeren van ruimtelijke transformaties mist de kans om gaandeweg te leren en zich aan te passen. En dit zou ertoe kunnen leiden dat we enkele cruciale feiten en factoren over het hoofd zien of missen. Een plan dat een paar jaar geleden is ontworpen, kan bijvoorbeeld achterhaald blijken door nieuwe regelgeving, nieuwe ideeën of nieuwe leden van het team of de gemeenschap van de organisatie. Een dergelijk plan zou worden geschrapt en in plaats daarvan zou een nieuw plan worden gemaakt. Om een betekenisvol participatie- en veranderingstraject te kunnen uitvoeren, moeten degenen die de leiding hebben, vaak de fakkeldragers in evenwicht brengen tussen institutionele en menselijke perspectieven op tijd, op zorg en op verandering. In een traject waar landschapstransformaties deel van uitmaken, speelt ook het tijdsbestek van bomen, rivieren en dieren een rol. Een cyclische of iteratieve aanpak zou zich meer op het transformatieproces concentreren en prioriteit geven aan betrokkenheid en actie. Met andere woorden: deze benadering zou kwalitatief en cultureel zijn.

Roadmap 

Hoe werkt ruimtelijke besluitvorming in de Nederlandse zorgsector?
Wat kunnen we leren van de praktijk ervan?

Niet gewend aan de interface van Miro?
​Zo werkt het: Klik op de knop 'See the board' en zoom vervolgens uit tot je de volledige afbeelding ziet. Helemaal links vindt u de inhoudsopgave. De leesvolgorde volgt van links naar rechts, van boven naar beneden. De kern van dit onderzoek wordt gevormd door de routekaart en een verzameling van goede praktijken en persoonlijke ervaringen verzameld via de interviews – dat zijn de twee lange horizontale vakken.

Dit onderzoek is mede mogelijk door Stimuleringsfonds Creatieve Industrie.